BASF AG automatisiert die Bestellbearbeitung
Die beiden Pole der Supply Chain, die Bestellung und die Bezahlung, scheinen aus Sicht des Dokumenten- und Informationsflusses identisch. Entweder es kommt eine Bestellung ins Unternehmen oder eine Rechnung. Doch warum ist heute die Eingangsrechnungsbearbeitung in der Regel umfassender automatisiert als die Bestellbearbeitung?
Dafür gibt es mehrere Gründe. So ist eine Rechnung oft ein „erwartetes“ Dokument, liegt eine Bestellung vor, muss lediglich geprüft werden, ob die Rechnungspositionen mit den Bestell- und Liefereinheiten zusammenpassen. Die Zuordnung von Bestell- und Rechnungspositionen gelingt auch, wenn die Artikelbezeichnungen voneinander abweichen. Der Hauptgrund liegt jedoch im ungleichen Kräfteverhältnis zwischen Kreditor und Debitor. Vielen Lieferanten ist jede Bestellung willkommen, selbst auf dem oft zitierten Bierdeckel. Beim Rechnungseingang dagegen werden die Hürden oft hoch gelegt: Zentrale Rechnungsadresse, vorgegebene Rechnungsangaben, Rückweisen von Rechnungen bei Formfehlern – alles bewährte Techniken aus dem Repertoire der Prozessoptimierung.
Die BASF AG kommt ihren Kunden auch beim Bestelleingang deutlich entgegen. Der erste, erfolgreiche Schritt ins E-Commerce war das PlasticsPortal (ein Portal das die Bestellungen von Kunststoffen online ermöglicht). Doch es zeigte sich schnell, dass nicht alle Kunden das Portal nutzen. Wer selbst ein fortgeschrittenes ERP-System einsetzt sieht sich dem „Double Order Entry“ gegenüber: Die Bestellung wird ins eigene ERP-System eingetippt, ausgedruckt und anschließend ins Portal des Lieferanten eingegeben. Keine effiziente Lösung.
Die „große“ Lösung ist natürlich der direkte Datenaustausch – Stichwort EDI. Wie aber auch bei der Rechnungsverarbeitung sind die Hürden für diese Variante hoch, so dass nur Kunden, die eine sehr enge logistische Verbindung mit BASF suchen, diese Investition tätigen. IOP steht für „Intelligent Order Processing“ und verarbeitet Bestellungen auf Basis elektronischer Dokumente. Der Kunde erzeugt aus seinem ERP-System eine Bestellung als PDF-Datei und schickt sie per E-Mail an ein E-Mail-Account bei BASF. Alternativ, aber weniger effizient, kann er die Bestellung ausdrucken und an eine feste Faxnummer senden. Gleich auf welchem Weg die Bestellung ankommt: DOKuStar extrahiert die Bestelldaten und der Ultimus Workflow sorgt dafür, dass eine Bestellung in SAP angelegt und der zuständige Sales Manager benachrichtigt wird. Auch die Auftragsbestätigung geht automatisch als E-Mail an den Kunden. Auf diese Weiset wird das gleiche Ergebnis erreicht wie bei EDI: Eine Bestellung die ohne manuelle Intervention vom EPR-System des Kunden in das des Lieferanten übertragen wird.
Was sich einfach liest, ist im Detail sehr anspruchsvoll, z. B. die Dokumentenanalyse. Bestellungen variieren im Aufbau deutlich stärker als Rechnungen, die Bestellungen kommen im wahrsten Sinne des Wortes aus aller Herren Länder und dazu kommt, dass man eine Bestellung ohne Analyse der Line Items, also der tabellarischen Bestellpositionen nicht verarbeiten kann. Ohne DOKuStar ART, das automatische Lernmodul der Produktfamilie, wäre die Aufgabe nicht lösbar.
Aber eine Aufgabe kann auch DOKuStar nicht lösen, nämlich die Artikelbezeichnung des Kunden auf die bei BASF abstimmen. Es ist leider eher die Regel als die Ausnahme, dass die Bezeichnungen differieren. Was tun? Hier hilft der Rückgriff auf die Bestellhistorie. Jeder Kunde bestellt seine Chemikalien immer unter der gleichen Bezeichnung und die Kunden von BASF bestellen regelmäßig gleiche Artikel. Die IOP-Lösung sucht in den zurückliegenden Bestellungen nach ähnlichen Bezeichnungen und ermittelt, welche interne Bestellung der Verkäufer damals daraus gemacht hat. So können die meisten Bestellungen automatisch gebucht werden.
Natürlich müssen auch Ausnahmen behandelt werden, wenn DOKuStar die Daten nicht lesen kann, oder die Bestellhistorie keinen Aufschluss über die Bestellpositionen liefert. In Summe ein anspruchsvoller Dokumentenworkflow, der mit dem Produkt der Firma Ultimus realisiert wurde. Über dessen Monitor kann auch der gesamte Verarbeitungsprozess gesteuert und kontrolliert werden.
IOP löst das „Double Order Entry Problem“, die Kunden können Ihre gewohnten Bestellformate verwenden, die aufwändige und fehleranfällige manuelle Datenerfassung von Faxbestellungen gehört der Vergangenheit an. Mittlerweile hat IOP eine gleichrangige Position zu den anderen E-Commerce Transaktionskanälen der BASF eingenommen.
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Seit dem 1.1.2006 vertärkt Dr. Thomas Hütter als Account Manager die Betreuung des öffentlichen Bereiches. Dr. Thomas Hütter arbeitet seit vielen Jahren im DMS-Umfeld. Er wird seine Kunden aus der Océ-Niederlassung in Berlin betreuen.
Wouter Murrath ist seit 1991 in der DMS Branche und hat dort in vielen Bereichen Erfahrungen sammeln können: Vertrieb, Marketing und Projekt Management. 
Seit mehreren Jahren als Consultant im DMS-Umfeld der Océ Belgien ist Mario Leonora ein kompetenter Ansprechpartner für unsere Produkte und Lösungen. 