DOKuStar in der Personalabteilung: Erfassung von Lohnsteuerkarten

Es ist immer das Gleiche: Zu Beginn eines Jahres gibt jeder Mitarbeiter seine Lohnsteuerkarte bei der Personalabteilung ab. Jetzt sind die Sachbearbeiter gefordert: Sie gleichen die Daten (Steuerklasse, Freibeträge, Anzahl der Kinder, Religion etc.) auf der eingereichten Karte mit der eigenen Stammdaten-Datei ab und übernehmen eventuelle Änderungen. Bei Unternehmen mit vielen Mitarbeitern bedeutet das viel Arbeit.

Was liegt da näher, als diese Vorgänge zu automatisieren! Die Volkswagen AG macht es vor. Denn bei rund 80.000 jährlich zu bearbeitenden Lohnsteuerkarten war die Installation einer elektronischen Lohnsteuerkarten-Bearbeitung notwendig. Herausfordernd ist hier vor allem die Verarbeitung von Lohnsteuerkarten ehemaliger Mitarbeiter, die Anspruch auf eine Betriebsrente haben. Zwischen ihnen und dem Unternehmen fehlt der regelmäßige Kontakt und anspruchswirksame Veränderungen werden im normalen Jahresablauf nur unzureichend aktualisiert. Deshalb ist die Einreichung der Lohnsteuerkarten ein wichtiger Anlass, die bestehenden Stammdaten auf den neuesten Stand zu bringen.

Das installierte System besteht aus dem Workflow-Tool BUSY und der Dokumentenanalyse-Software DOKuStar. Beides bewährte Produkte und „top of the art“. In der Fachabteilung wird die Lohnsteuerkarte zunächst gescannt. Aus dem entstandenen Image interpretiert und extrahiert DOKuStar die relevanten Daten. Im Anschluss erfolgt der Abgleich mit den Stammdaten automatisch. Abweichende Daten markiert das System in der BUSY-Korrektur. Der Benutzer hat nun die Möglichkeit, die gelesenen Daten oder die Stammdaten zu bestätigen. Die geänderten Daten werden mit einer Ausgabedatei zur Weiterverarbeitung bereitgestellt.

Gesteuert und kontrolliert wird der gesamte Vorgang von dem BUSY-Workflow. Automatisierte Lohnsteuerkarten-Bearbeitung: Vielleicht auch eine Idee für Ihre Personalabteilung? Lesen Sie mehr zu dem Thema im folgenden Infoblatt.

Was heißt eigentlich SAP Integration?
Es ist schnell gesagt, dass Invoice CENTER für SAP^® vollständig in SAP integriert sei. Doch was heißt das konkret, schließlich braucht jedes System zur Rechnungs­bearbeitung einen Anschluss an das unterstützte Finanz­buchhaltungs­system?
Vollständige Integration heißt, dass jeder Verarbeitungsschritt unter der Kontrolle von SAP erfolgt. Dazu müssen insbesondere automatische Datenextraktion und die zugehörige Validierung in SAP integriert sein. Nur wenn das Rechnungsdokument nie SAP verlässt und der Betreiber kein zusätzliches IT-System warten muss, können z.B. alle Verteil- und Sicherheitskonzepte von SAP übernommen werden.

Was einfach und logisch klingt, ist doch vielen Verantwortlichen in den Finanzbuchhaltungen nicht bekannt. Uns erreichen immer wieder Ausschreibungen, die scheinbar alternativlos von einer dem SAP vorgelagerten Datenerfassungslösung ausgehen. Dann obliegt es unseren Beratern, die Vorzüge einer integrierten Lösung aufzuzeigen. Das gelingt immer, spätestens wenn das System live demonstriert wird.

Dokumente und Daten

Die Frage nach dem Unterschied zwischen Dokumenten und Daten führt – wenn sie ernsthaft ausgebreitet wird – in philosophisches Terrain und berührt die Trennlinie zwischen geistiger und materieller Welt. Auch wenn ein Dokument dasselbe Datum enthält wie eine Datenbank – also zum Beispiel ein Bestelldatum –, unterscheiden sie sich. Die Bestellnummer in der Datenbank lässt sich innerhalb des Rechners semantisch verwerten und lässt sich im Sinne einer Tagesangabe manipulieren, beispielsweise lässt sich der Wochentag ermitteln. In einem Dokument ist das Datum bestenfalls eine Abfolge von ASCII-Codes, manchmal aber auch nur eine Ansammlung von Pixeln oder gar nur schwarzen Flecken auf einem Stück Papier. Erst die Übertragung in Daten, sei es im Rechner oder im Kopf des Menschen, macht die betreffenden Informationen wieder verarbeitbar. Und was der Unterschied dieser beiden Verarbeitungsformen ist, kann noch niemand eindeutig beantworten. Wir wissen nur so viel: Der Unterschied ist groß!

Aber auch ohne diesen Diskurs weiterzuführen, ist erkennbar, dass Dokumente für Menschen gemacht sind und Daten für Maschinen, die in diesem Fall ja auch treffend Datenverarbeitungsanlagen genannt werden.

Daten und Dokumente sind jedoch im Regelfall keine Anschauungsobjekte für angehende Philosophen, sondern dienen dem profanen Zweck der Informationsspeicherung und -übermittlung, welche in der Arbeitswelt in einen Geschäftsprozess eingebettet sind. Und sosehr es auch unser Bestreben ist, diese Prozesse zu automatisieren, werden Dokumente und Daten doch wie zwei Seiten einer Medaille dauerhaft nebeneinander stehen.

Auch wenn Geschäftsprozesse heute weitgehend automatisiert werden können – vollkommen vom Menschen losgelöst können sie nicht werden. Darum bleibt die Aufgabe dauerhaft bestehen, Daten aus Dokumenten zu extrahieren. Eine Aufgabe, der sich Océ Document Technologies verschrieben hat.