Es gibt auch andere Rechnungen:
Rechnungsbearbeitung bei Energieversorgern

Den Beweis, dass Invoice CENTER für SAP nicht nur Handelsrechnungen bearbeitet, tritt das System bei den Stadtwerken Leipzig an. Hier liest und extrahiert Invoice CENTER neben klassischen Handelsrechnungen die aufwändigen und sehr komplexen Netznutzungsrechnungen. Diese Rechnungen manuell zu erfassen, also in das Bearbeitungsprogramm einzutippen, ist zeitaufwändig und kostenintensiv.

Daher entschieden sich die Stadtwerke Leipzig für die automatisierte Rechnungsbearbeitung. Dabei stellt weniger das Volumen eine Herausforderung an das System dar. Entscheidend sind vielmehr Aufbau und Aussehen der Rechnungen: mehrseitig und mit seitenübergreifenden Tabellen bedruckt, kleine dicht gedrängte Zeilen, viele Zahlenkolonnen und unterschiedliches Layout.

Invoice CENTER für SAP wurde vollständig in das vorhandene SAP-System der Stadtwerke Leipzig integriert und wird vom SAP Business Workflow gesteuert. Die Anforderungen, die die Netznutzungsrechungen an Zeichenerkennung und Dokumentenanalyse stellen, erfordern die Kombination einer Freiformerkennung mit einer templatebasierten Erkennung. Damit ist die in Invoice CENTER für SAP integrierte Erkennung DOKuStar prädestiniert für diesen Fall. Es reicht bereits ein einfacher Trainingszyklus, um eine Leserate von fast 100 % zu erreichen.

Mail CENTER: mehr als ein digitaler Briefträger

Mail CENTER bildet den digitalen Posteingang komplett und intelligent ab. Die eingehende Post wird in der Poststelle gescannt und von da als digitales Dokument via E-Mail an den Adressaten geschickt. Dabei erkennt das System nicht nur die Adressdaten, sondern ermittelt auch Datum und Betreff. Komfortabel für den schnellen Überblick – doch nicht immer ausreichend. Häufig gilt es, die Dokumente nicht nur zu lesen, sondern auch zu bearbeiten. Die relevanten Informationen müssen dazu ermittelt und in eine Datenbank oder Fachanwendung übertragen werden. Für Letzteres greift die Konfiguration für Geschäftsprozesspost. Hier ist die entsprechende Anwendung direkt an Mail CENTER angebunden und bekommt von diesem die relevanten Daten übergeben, z. B. Bestellabwicklung.

Etwas anders aufgebaut ist die Konfiguration für die Abteilungspost. Das Dokumentaufkommen ist geringer, doch die Dokumente sind vielfältiger, z. B. allgemeine Geschäftsbriefe, Adressänderungen etc. Um die Daten dieser Dokumente schnell und sicher in eine beliebige Anwendung zu übertragen, wurde Open Text Desktop Capture integriert. Dieses Verfahren reduziert die gesamte Datenerfassung aus einem beliebigen Dokument auf wenige Mausklicks. Aus einer fehleranfälligen Arbeit von Minuten wird ein Vorgang von wenigen Sekunden.

Alle Konfigurationen können unabhängig voneinander eingesetzt, aber auch miteinander kombiniert werden.

Ein Paket voller Neuerungen: Version 2.4 von Invoice CENTER für SAP

Automatisierte Rechnungsbearbeitung liegt weiter im Trend. Die Businesslösung bildet die Bearbeitungsschritte detailliert ab, arbeitet schnell und sicher und prüft die Einhaltung gesetzlich vorgegebener Richtlinien. Das zumindest tut die Version 2.4 von Invoice CENTER für SAP – unter anderem.

Durch den jetzt erweiterten Ad-hoc-Workflow „Invoice Cycle” kann die unternehmensinterne Freigabeschleife spiegelbildlich in einem mehrstufigen Workflow abgebildet werden. Doch was nutzt eine noch so schnelle Rechnungsbearbeitung, wenn die Rechnung nicht auch auf gesetzliche Vorgaben geprüft wird. Daher unterstützt Invoice CENTER für SAP 2.4 die Rechnungsprüfung nach § 14 UStG. Die formal prüfbaren Kriterien werden automatisch kontrolliert. Fehlen geforderte Angaben, wird die Rechnung einem Validierungsarbeitsplatz vorgestellt und bei Unsicherheiten zu einem Spezialisten über den SAP Business Workflow geleitet.

Um die nicht automatisch erfassten Daten manuell schnell zu ergänzen, enthält die Version 2.4 jetzt das patentierte Verfahren „Open Text Desktop Capture” (SCE). Ein Mausklick genügt, um fehlende Daten aus den Rechnungen in die jeweilige Fachanwendung zu übertragen. Diese Funktion unterstützt die jetzt ebenfalls integrierte „ Adaptive Read Technologie” (ART). Basierend auf den mit SCE erfassten Erkennungsergebnissen kann ART die Automatisierungsrate ganz einfach anheben: Anhand von Rechnungen bestimmter Lieferanten lernt die Software selbstständig, wo sie die benötigten Daten auf unbekannten Rechnungen findet – das Modul wird faktisch mit Rechnungen trainiert. Es speichert das Wissen ab und wendet es an bei Rechnungen, die im Standard nicht fehlerfrei erkannt werden können. Damit kann die ohnehin schon hohe Erkennungsrate von 70 bis 95 % fast unbegrenzt gesteigert werden.

SAP zertifiziert

Wussten Sie schon, dass Invoice CENTER von SAP zertifiziert wurde? Mit diesem Schritt wollen wir besonders unseren Kunden außerhalb Deutschlands mehr Sicherheit bei ihrer Investitionsentscheidung geben.

Ab der Version 2.4 des Invoice CENTER sind die Schnittstellen, über die die Dokumentenanalyse-Software DOKuStar integriert wurde, von SAP zertifiziert. DOKuStar ist die einzige Komponente, die von Invoice CENTER zu einer SAP-Lösung hinzugefügt wird. Die Gesamtlösung ist damit SAP-konform.