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Digitale Rechnungsbearbeitung

Mehrwert

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Wozu digitale Rechnungsbearbeitung?

Die Bearbeitung einer eingehenden Rechnung ist ein Geschäftsprozess, den praktisch jedes Unternehmen kennt. Auch wenn die Rechnungsbearbeitung selten geschäftskritisch ist, ist es dennoch notwendig diese Prozesse zu optimieren. Vor allem dann, wenn hunderte oder sogar tausende von Rechnungen pro Tag bearbeitet werden müssen und enorme Kosten verursacht werden.

Der erste Schlüssel zur Optimierung liegt im frühen Scannen. Statt des Papierdokuments wird das digitale Image weiterverarbeitet. Durch den digitalen Workflow entfallen physische Transporte, Umläufe werden beschleunigt und Liegezeiten reduziert. Zudem hat die Finanzbuchhaltung zu jedem Zeitpunkt einen aktuellen Überblick über den Status jeder einzelnen Rechnung.

Die automatische Datenextraktion ist der zweite Schlüssel zur Prozessoptimierung. Statt die Rechnungsdaten mühsam in das Warenwirtschaftssystem einzutippen und Bestellpositionen in diversen Masken zu suchen, extrahiert eine intelligente Dokumentenanalyse-Software die Daten jeder gescannten Rechnung und schlägt die passende Buchung vor.

In den letzten Jahren hat die Erkennung von Dokumenten und deren elektronische Weiterbearbeitung eine rasante technische Entwicklung erfahren. Diese Technik schafft für Unternehmen bei der Bearbeitung von Eingangsrechungen ein wichtiges Einsparungspotential.

Return on Investment

Szenario
Für Unternehmen ist die manuelle Bearbeitung von Eingangsrechnungen zeit- und kostenintensiv. Zu den Kostentreibern zählen die manuelle Erfassung der Rechnungsdaten, physische Transporte der Dokumente innerhalb des Unternehmens oder zwischen verschiedenen Standorten sowie langwierige Prüfungs- und Freigabeprozesse.

Kurze Amortisationsdauer
Bei einem Volumen von 500 Rechnungen pro Tag kann Ihr Unternehmen eine jährliche Kostenersparnis von etwa 330.000 Euro erzielen und das bei einer Amortisationsdauer von weniger als 9 Monaten.

Mehrwert für Ihr Unternehmen

Mehr Produktivität: Manuelle Tätigkeiten wie Eintippen von Rechnungsdaten, physische Transporte etc. können vermieden werden. Durchlaufzeiten werden verkürzt, Bearbeitungskosten reduziert und insgesamt eine höhere Produktivität erzielt.

Höhere Erfassungsgenauigkeit: Die automatische Erkennung liefert richtige und vollständige Rechnungsdaten in das jeweilige Zielsystem. Kostspielige Fehlersuchen und Korrekturen werden vermieden.

Optimales Cash-Management: Die Finanzbuchhaltung kontrolliert den gesamten Prozess der Rechnungsbearbeitung. Sie optimiert ihre Liquiditätsplanung, erhöht Skonto-Erträge und vermeidet Mahngebühren. Über die Bilanz und die GuV hat die Finanzbuchhaltung einen aktuellen Überblick.

Mehrwert für Ihre Mitarbeiter

Kreditorenbuchhaltung:

• Schnelle und automatische Erfassung von Rechnungsdaten
• Mehr Platz durch digitale Archivierung
• Einfache und schnelle Dokumentenrecherche
• Lieferantenanfragen können schneller beantwortet werden

Rechnungsgenehmigung:

• Schnelle und effiziente Genehmigung durch ein webbasiertes Interface
• Geographische Unabhängigkeit für Zweigstellen und Niederlassungen
• Verkürzung der Zugriffszeiten bei Dokumentenrecherche

Rechnungsprüfung:

• Sofortiger Zugang zu sämtlichen Rechnungsdaten
• Schnelles Update der Konten
• Revisionssicherheit durch frühe Archivierung

Management:

• Entscheidungen können auf Basis von aktuelleren Daten getroffen werden
• Optimale Liquiditätsplanung und Übersicht
• Abschlüsse können früher vorgelegt werden
• Optimierung von Skontoerträgen und Vermeidung von Mahngebühren
• Bessere Verhandlungsbasis gegenüber Lieferanten durch schnellere Bezahlung
• Kostenreduzierung durch optimierte Prozessabläufe