Fallstudie

Erneuerte Energie im Rechnungseingang!

Schweizer Energieversorger bearbeitet eingehende Rechnungen mit Invoice CENTER für SAP®

Die manuelle Bearbeitung eintreffender Rechnungen bindet unnötig Arbeitskraft und lenkt Mitarbeiter und Unternehmen von ihren zentralen Aufgaben und Produktionsprozessen ab. Dies erkannte auch die Centralschweizerische Kraftwerke AG (CKW) und entschied sich für eine IT-basierte Lösung zur automatisierten Rechnungserkennung. Anstatt also weiterhin unnötige Arbeitskraft in die Abwicklung von Eingangsrechnungen zu stecken, stellt der traditionsreiche Energieversorger seine Fachkräfte lieber vorrangig für das ab, was er bereits seit Ende des 19. Jahrhunderts am besten kann: Die Zentralschweiz zuverlässig mit Elektrizität versorgen.

Der Anwender

Die vor über 110 Jahren gegründete CKW ist ein führendes Versorgungs- und Dienstleistungsunternehmen für elektrische Energie und beliefert über 130.000 Kunden mit Strom. CKW beschäftigt 535, die gesamte CKWGruppe insgesamt 1.473 Mitarbeitende. Der Schweizer Energielieferant versorgt im Wesentlichen den Kanton Luzern mit Elektrizität, zum größten Teil direkt bis zum Endkunden. Aufgrund langfristiger Verträge stellt CKW die Versorgung der übrigen Zentralschweiz sicher und sorgt für eine optimale Nutzung der Wasserkräfte dieser Region. CKW bildet damit das Rückgrat der zentralschweizerischen Stromversorgung.

Die Anforderung

Seit einiger Zeit wurden Rufe nach einer neuen, modernen Lösung zur Verarbeitung eingehender Rechnungen im Haus von CKW laut. Da die manuelle Verfahrensweise im Bereich Rechnungserfassung und -verarbeitung in vielerlei Hinsicht Verbesserungspotenzial bot und sich die Anforderungen im Laufe der Zeit verschärft hatten, fand der Wunsch nach einer derartigen Veränderung schließlich zunehmend Gehör. „Die Anzahl der zu verarbeitenden Belege war stetig gestiegen“, erklärt Astrid Sturm, Projektassistentin Buchhaltungen von CKW. „Die durchschnittliche Durchlaufzeit eines Beleges war hoch, sodass Skontoabzüge nicht optimal ausgenützt werden konnten.“

Um die Produktivität zu steigern, sollten Lieferantenrechnungen von nun an zentral erfasst und der gesamte Prozess vereinheitlicht werden. Der Freigabeprozess und die Verbuchung sollten elektronisch erfolgen und dabei schneller und einfacher vonstatten gehen. Die Verbuchung sollte dokumentiert, die Belege elektronisch archiviert und die Übersicht über den Bestand an unverbuchten und offenen Lieferantenrechnungen sollte verbessert werden. Ferner gab es Anforderungen an die Integrationsfähigkeit in die SAP-Systeme, die bei der Centralschweizerischen Kraftwerke AG bereits seit 1994 in Betrieb sind. „Die neue Lösung musste in den bestehenden SAP Workflow integriert werden können“, sagt Astrid Sturm. Dabei sollten die berechtigten SAP-Anwender die Möglichkeit haben, jederzeit und unabhängig vom Standort Zugriff auf Lieferantenrechnungen zu erhalten.

Die Lösung

Die Lösung, um den breit gefächerten Anforderungskatalog zufrieden zu stellen, war bald gefunden. CKW entschied sich für eine automatische Verarbeitung und Verwaltung ihrer Eingangsrechnungen mittels Invoice CENTER für SAP von Open Text Document Technologies. Das System verfügt über alle geforderten Funktionen, ist vollständig in SAP integriert und durch SAP zertifiziert. Sämtliche SAP-Stammdaten stehen in Echtzeit für Invoice CENTER zur Verfügung. Ferner wird durch die Mandantenfähigkeit das Arbeiten an unterschiedlichen Standorten unterstützt.

Es handelt sich somit um die ideale Lösung für die Anforderungen von CKW. Eingebunden in den SAP R/3 Business Workflow des luzernischen Unternehmens, liest, erkennt und analysiert Invoice CENTER seitdem rund 70.000 Rechnungen pro Jahr. Die archivierten Dokumente sind jederzeit reproduzierbar und können bei Bedarf ausgedruckt, gefaxt oder per E-Mail verschickt werden.

Das System wurde durch individuelle Anpassungen exakt auf die Belange von CKW zugeschnitten. Wesentliche Abweichung von der Standardversion ist eine Portallösung, bei der die Genehmigungsumläufe gesammelt und zweimal am Tag an die Empfänger gesendet werden, sowie die Möglichkeit einer Betragsprüfung beim Versenden der Belege in den Umlauf. „Die Infrastruktur des Unternehmens machte es notwendig, dass eine Genehmigung der Belege außerhalb des SAP-Systems möglich ist“, erläutert Astrid Sturm.

Die Vorteile

„Anwenderfreundlich, einfach, logisch“, fasst Astrid Sturm die Bedienbarkeit des Invoice CENTER für SAP kurz und bündig zusammen und bestätigt die Erfüllung wichtiger Anforderungen, die das führende Versorgungs- und Dienstleistungsunternehmen der Zentralschweiz an die automatisierte Rechnungsbearbeitung stellte. Das EDVSystem bearbeitet derzeit das Rechnungsvolumen von zwei Gesellschaften und bewirkte die gewünschte signifikante Kostensenkung, eine Reduzierung des Personalaufwands sowie eine niedrigere Fehlerquote und Laufzeit von Rechnungen.

Nach der Einführung von Invoice CENTER beobachteten die Mitarbeiter von CKW zudem eine deutliche Verbesserung der internen Kontrolle über den Belegverlauf. „Die interne Kontrolle ist nun deutlich transparenter und wurde in einigen Teilabschnitten des Prozesses überhaupt erst möglich“, sagt Astrid Sturm. Die Transparenz wird vor allem durch die elektronische Dokumentation und Archivierung des Belegverarbeitungsprozesses ermöglicht. So bleibt die Abwicklung des Belegs jederzeit nachvollziehbar.

Die Schulung für das neue System wurde vor Ort abgehalten und ist laut CKW gut verlaufen. „Die Mitarbeiter sind gemäß einer internen Umfrage zufrieden mit der neuen Lösung“, berichtet Astrid Sturm. „Entscheidend für uns ist, dass keiner der Anwender zur alten Lösung zurück möchte.“ Aufgrund des erfolgreichen Projektverlaufs und der hohen Akzeptanz will CKW nun die vorhandene Lösung auf andere Gesellschaften ausdehnen.

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