Fallstudie

Bei der Rechnungsbearbeitung geht die Post ab!

Die Deutsche Post AG hat sich erfolgreich vom Staatsbetrieb zu einem modernen Dienstleistungsunternehmen gewandelt. Auch bei internen Abläufen setzt die Post auf Dienstleistung. Das konzerneigene Shared Service Center Accounting in Köln verarbeitet alle papiergebundenen Eingangsrechnungen mit Invoice CENTER von Open Text Document Technologies. Rund eine Million Zahlungsvorgänge für die etwa 8.000 Organisationseinheiten der Deutschen Post werden hier jährlich verarbeitet. Seitdem das System im Einsatz ist, konnte die Produktivität nochmals um ein Viertel (25 Prozent) gesteigert werden.

Der Anwender

Die Deutsche Post AG ist mit weltweit 470.000 Beschäftigten und 63,5 Milliarden Euro Umsatz im Jahr 2007 eines der größten deutschen Unternehmen. Täglich bewegt die Deutsche Post mehr als 70 Millionen Briefsendungen und ist mit ihrem Angebot von Brief-, Express-, Logistik und Finanzdienstleistungen das größte Postunternehmen in Europa. Das Shared Service Center Accounting in Köln übernimmt als interner Dienstleister für die Deutsche Post und für 20 Tochtergesellschaften das Rechnungswesen: Haupt- und Anlagenbuchhaltung, Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung, das Abschlussgeschäft sowie Kosten- und Ergebnisrechnung.

Die Anforderung

Die Deutsche Post beabsichtigte mit dem Projekt DRIVE (Digitale Rechnungsintegration und -verarbeitung), Prozesse zu optimieren und dadurch Einsparpotenziale zu erschließen. Entscheidend für den Einsatz einer automatisierten Lösung war eine hohe Erkennungsquote, um den Erfassungsaufwand im SAP® R/3® deutlich zu senken. Vorgabe des Shared Service Centers war außerdem die 100-prozentige Integration der neuen Lösung in den bereits bestehenden SAP Business-Workflow™.

Die Lösung

Die Deutsche Post AG setzte in ihrem Projekt DRIVE die Softwarelösung Invoice CENTER der Open Text Document Technologies ein. Das gesamte System ist in SAP ® integriert und wird durch eine Web-Anwendung unterstützt. Der Prozess der digitalen Rechnungsbearbeitung beginnt mit dem Vorbereiten und Scannen der Eingangspost – danach läuft alles papierlos. Die digitalisierten Rechnungen werden ins elektronische Archiv nach Darmstadt übertragen, wo die Erkennungssoftware DOKuStar, die Bestandteil von Invoice CENTER ist, die benötigten Rechnungsdaten liest. Rund 90 Prozent aller rechnungsbezogenen Daten erkennt die Software automatisch. Diese hohe Erkennungsquote wurde durch den Einsatz des selbstlernenden Erkennungsmoduls DOKuStar ART erreicht. Im Rahmen der Validierung werden unvollständige Informationen ergänzt. Sind alle Daten der Rechnung vollständig erfasst, wird die Buchung festgelegt. Rechnungen mit Bestellbezug im SAP-System werden automatisch mit der zugehörigen Bestellung im SAP-System abgeglichen. Bei allen übrigen Rechnungen ermittelt der Sachbearbeiter das zu bebuchende Sachkonto. Falls notwendig wird eine E-Mail an den Kostenstellen-Verantwortlichen in einer der 8.000 Organisationseinheiten in Deutschland zur Sachlich-Richtig-Zeichnung gesendet. Der Empfänger öffnet die E-Mail und kann sich das Dokument über einen Hyperlink mittels Web-Browser am Bildschirm anzeigen lassen, prüfen und freigeben. Eine Weiterleitung an andere E-Mail-Empfänger ist ebenfalls möglich. Der externe Arbeitsplatz benötigt keinen SAP-Anschluss: Die Anwendung kommuniziert mit einem eigenen Application-Server, der den jeweils aktuellen Status der Rechnung an den SAP Business Workflow meldet. Haben alle Verantwortlichen die Rechnung genehmigt, erreicht den Sachbearbeiter im Shared Service Center eine Bestätigung und er kann die Rechnung bezahlen. Durch den Wegfall der Postlaufzeiten werden mindestens zwei Tage gespart.

Die Vorteile

Mit dem DRIVE-Projekt hat die Deutsche Post AG ein Workflow-System für ihren kreditorischen Prozess eingeführt, mit dem es möglich ist, Rechnungsvorgänge taggleich abzuschließen. Auf diese Weise steigerte das Shared Service Center Accounting seine Produktivität um 25 Prozent. „Die Mitarbeiter in der Buchhaltung profitieren von diesem System, da sie alle notwendigen Informationen zu einer Rechnung auf einen Blick erhalten“, erläutert Dietrich Franz, Projektleiter Prozessorganisation Rechnungswesen bei der Deutsche Post AG. „Gleichzeitig konnten wir die Zufriedenheit unserer Kunden steigern, da Verbindlichkeiten unkompliziert und pünktlich ausgeglichen werden können.“ DRIVE ist eine Anwendung, die international im gesamten Konzern eingesetzt werden kann. Die hohe Erkennungsquote war ausschlaggebend für die Entscheidung der Deutsche Post AG, die automatisierte Rechnungsbearbeitung auf weitere Unternehmensbereiche im Konzern auszudehnen.

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