Case Study "interServ GmbH"

Die tägliche Herausforderung: eine ¼ Million Belege

Bis zu einer viertel Million Belege bearbeitet ein von Open Text Document Technologies entwickeltes Beleglesesystem täglich an drei Standorten der interServ GmbH. Schnell, sicher und effektiv werden die Dokumente gescannt, gelesen, geprüft und sortiert. Alles vollautomatisiert.

Die interServ GmbH ist eine 100%ige Tochter der Deutschen Post. Sie arbeitet als eigenständiger Dienstleister u. a. in der elektronischen Datenerfassung und als Scanndienstleister, z. B. in der Erfassung von Selbstablesekarten und Zustellungsurkunden (ZU). Letztere sind es auch, die elektronisch bearbeitet werden. Zu Spitzenzeiten erreichen täglich rund 100.000 Zustellungsurkunden das größte Scanncenter der interServ in Hamburg. Doch nicht nur das Volumen, auch die Zustellungsurkunden selbst stellen hohe Anforderungen an eine automatisierte Erfassung. Sie stammen von verschiedenen Auftraggebern (Gerichte, Staatsanwaltschaften, Bußgeldstellen usw.), ihre Basisfarbe ist gelb mit unterschiedlichen Farbschattierungen und zu erkennen sind Maschinen- und Handschriftzeichen. Hinzu kommt, dass das Projekt in vier Monaten realisiert werden sollte, von der Auftragserteilung bis zum Beginn des Produktivbetriebs!

An den drei Standorten (Hamburg, Karlsruhe und Nürnberg) wird jeweils die gleiche Anwendung eingesetzt. Sie besteht aus Scannern, Erkennungssoftware und Korrekturarbeitsplätzen, gesteuert von einem Erfassungs-Workflow. An jedem Standort arbeiten zwei IBML- „ImageTrac4”-Scanner mit jeweils 15 Ablagefächern und einem Bruttodurchsatz von beinahe 15.000 Images pro Stunde. Am Standort Karlsruhe wird zusätzlich ein „ImageTrac4”- Scanner mit drei Ablagefächern eingesetzt.

Für jeden Erkennungsprozess gilt: je besser die Imagequalität desto besser die Erkennungsqualität. Um die Images des stark inhomogenen Belegmaterials bei Bedarf zu optimieren, verfügt die Zeichenerkennungs-Software RecoStar Professional über zahlreiche Bildvorverarbeitungs-Funktionen. Sie entfernen eventuell vorhandene Linien, Lochungen und Schmutzpixel. Dazu werden über 20 Erkennungsstationen parallel geschaltet und die gescannten Belege nahezu in Scanngeschwindigkeit erkannt. RecoStar Professional liest die Daten so korrekt, dass mögliche Erkennungsunsicherheiten mit nur fünf Korrekturkräften pro Scanner an Nachbearbeitungsplätzen korrigiert werden können, in „Scanngeschwindigkeit”. Nach der Erkennung und Plausibilisierung der Daten werden die Belege in einem zweiten Scannprozess sortiert. Dabei wird der beim Scannen automatisch aufgesprühte Barcode gelesen und mit der zugehörigen Sortierinformation verknüpft, welche aus dem Erkennungs- und Plausibilisierungsprozess gewonnen wurde. Die frei parametrierbaren Sortierläufe bilden derzeit 130 verschiedene Sortierzustände ab. Durch eine geschickte Kaskadierung der Läufe gelingt es, jeden Beleg nach durchschnittlich 1,3 Scannerdurchläufen zu sortieren. Danach wird die Urkunde kuvertiert und an die Auftraggeber zurückgesandt. Gesteuert und überwacht wird die gesamte Belegbearbeitung von dem Erfassungs-Workflow BUSY 6.6.

Taggleiche Bearbeitung der Belege, einfach, schnell und sicher, vom Scannen bis zur automatischen Sortierung und eine Realisierungszeit von nur vier Monaten. Besser geht’s nicht! Der Schlüssel zum Erfolg ist dabei die hohe Automatisierungsrate. Das attestiert auch die interServ GmbH: „Die Erkennungsergebnisse sind hervorragend und gewährleisten den Erfolg.”

Auch die Deutsche Post ist sehr zufrieden mit der erfolgreichen Umsetzung der Anforderungen: „So wie interServ und Open Text Document Technologies das Projekt angepackt und realisiert haben, das war schon Spitze und ist in der Tat eine Success Story“.

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