Fallstudie

Wenn der „Kuckuck“ schneller fliegt: Automatisiertes Mahnverfahren bei Justizbehörden

Das zumindest tut er in vielen Bundesländern der Bundesrepublik Deutschland. Hier setzen die zentralen Mahngerichte Datenerfassungssysteme ein, mit denen sämtliche zu einem Mahnverfahren gehörenden Belege elektronisch bearbeitet werden. Eine immense Erleichterung für die Sachbearbeiter und ein exzellenter Dienst für den Gläubiger, denn er kommt nun schneller zu einem zur Vollstreckung geeigneten Titel. Für Open Text Document Technologies eine bemerkenswerte Bilanz, denn überall arbeitet die von dem Unternehmen entwickelte Lösung.

Der Anwender

Die Mahngerichte der Bundesländer Baden-Württemberg, Bayern, Berlin, Bremen, Hamburg, Niedersachsen, Nordrhein-Westfalen, Rheinland-Pfalz und Sachsen-Anhalt nutzen das System. Weitere Bundesländer planen, dem Anwenderverbund beizutreten. Die Mahngerichte der einzelnen Bundesländer sind die überregionalen, zentralen Adressen, die alle Mahnverfahren abwickeln. Der Antragsteller wendet sich dazu an das für seinen Wohnsitz zuständige zentrale Mahngericht. In Bayern z. B. an das Amtsgericht Coburg und in Schleswig-Holstein an das Amtsgericht in Schleswig. Eine länderübergreifende zentrale Stelle beim Justizministerium des Landes Baden-Württemberg koordiniert die Verfahrensorganisation.

Die Anforderung

Das zu bearbeitende Belegvolumen ist enorm. Die Mahngerichte in Nordrhein-Westfalen (Hagen und Euskirchen) z. B. müssen jährlich rund 3,5 Millionen Mahnverfahren bearbeiten. Die Antragstellung erfolgt über Beleganträge oder über den elektronischen Datenaustausch (Datenträger /Internet). Hierbei sind allein in Hagen täglich rund 18.000 Belege zu bearbeiten. Für alle dem Verfahren angeschlossenen Mahngerichte zusammen liegt die Schätzung bei jährlich ca. 15 Millionen Belegen.

Eine für die automatisierte Belegerfassung noch relativ einfache Aufgabe, hätte das Bundesjustizministerium nicht unterschiedliche Formulare für Anträge und Erklärungen für die Abwicklung eines Mahnverfahrens eingeführt. Die einzelnen Formularklassen unterscheiden sich in ihrem Aufbau und in ihrer Hintergrundfarbe voneinander und stellen damit besondere Anforderungen an eine qualifizierte automatisierte Beleglesung. Jede Hintergrundfarbe existiert wiederum in unterschiedlichen Farbnuancen, da die Dokumente bundesweit in verschiedenen Druckereien gedruckt werden.

Zudem haben fast alle Formulare schwarze Leittexte als erklärende Überschriften, die nicht erfasst werden dürfen. Die Belege enthalten zum Teil viel Text in nicht vordefinierbaren Schriftarten - sowohl handschriftlich als auch maschinell. Das bedeutet, dass eine sehr große Anzahl unterschiedlichster Schriftarten zu erkennen ist. Insgesamt als doch eine große Herausforderung für die Zeichenerkennungs-Software.

Die Lösung

Open Text Document Technologies entwickelte eine einheitliche Lösung, die die Bearbeitung der Mahnbelege in vier Schritten reflektiert: Scannen, Erkennen, Korrektur und Prüfung.

Zunächst werden die einzelnen Dokumente in Stapel gelegt, gescannt und die entstandenen Images auf einem zentralen Rechner abgelegt. Ist der Stapel vollständig eingescannt, bearbeitet die Zeichenerkennungs-Software RecoStar Professional die digitalen Abbilder der Formulare. Dann filtern die Bildvorverarbeitungs-Funktionen der Software die Images und bereiten sie so optimal für die anschließende Zeichenerkennung mit RecoStar Professional vor.

Im eigentlichen Erkennungsprozess liest und extrahiert die Zeichenerkennungs-Software die Daten der gescannten Dokumente. Dabei arbeiten in RecoStar Professional mehrere Erkennungs-Engines parallel, deren Ergebnisse intern miteinander abgeglichen werden. Alle korrekt erkannten Zeichen übergibt die Software an die anschließende Kontextund Plausibilitätsprüfung. Dokumente, deren Zeichen nicht korrekt erkannt wurden, werden an einem Nachbearbeitungsplatz manuell bearbeitet und anschließend ebenfalls an die Prüfung übergeben. Spezielle Prüfroutinen kontrollieren die Antragsdaten auf formal plausible Vollständigkeit, z. B. wenn im Mahnbescheidsantrag eine Straßenbezeichnung, aber kein Name eines Antragstellers oder Antraggegners erkannt wird. Bei Beanstandungen werden die Dokumente wiederholt geprüft. Erst danach transferiert das System die digitalen Daten an den Zentralrechner. Dort erfolgt dann auch eine weitergehende inhaltliche Prüfung der Belegdaten.

Alle Images werden für einen begrenzten Zeitraum auf Speichermedien abgelegt. So können die Mitarbeiter bei Rückfragen schnell auf diese zurückgreifen. Gesteuert wird die gesamte Belegbearbeitung von dem Workflow-System BUSY. Es steuert den gesamten Erfassungsprozess vom Scannen bis zur Übergabe an den Zentralrechner und sorgt dafür, dass alle Schritte effektiv und wirtschaftlich ablaufen. Dabei gewährt BUSY dem Sachbearbeiter ständig Einblick in alle Prozessphasen und den Bearbeitungsstatus jedes einzelnen Beleges.

Die Vorteile

Sind schnell genannt: alle gestellten Ansprüche und technischen Anforderungen sind erfüllt. Die Formulare werden zügig und sicher bearbeitet. Während des gesamten Prozesses hat der Sachbearbeiter den Überblick und kann, sollten Erfassungsprozess und Performance einmal gestört sein, schnell eingreifen.

"Der Einsatz des Scanningsystems von Open Text Document Technologies ist ein Beitrag der Justiz, dem Bürger einen dienstleistungsorientierten effizienten Rechtsschutz zu bieten. Umständlicher manueller Erfassungsaufwand - und damit vor allem Zeit - kann auf diese Weise gespart werden", erläutert Uwe Salten, Mitglied der Verfahrens­pflegestelle "Automatisiertes gerichtliches Mahnverfahren in Nordrhein-Westfalen I" beim Amtsgericht Hagen und bundesweiter Projektleiter des Scanning-Datenerfassungssystems. "Die notwendigen Investitionen haben sich binnen kurzer Zeit amortisiert."

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