Fallstudie

Dokumentenerfassung für Metallurgica als Outsourcing-Dienstleistung

Die Metallurgica Gesellschaft für Hüttenwerkstechnik GmbH & Co. KG in Mülheim an der Ruhr entwickelt und produziert Gießpulver, Gießpulvergranulat und Abdeckmassen für den Block- und Strangguss verschiedener Stahlgüte und Qualitätsanforderungen. Im gesamten Produktionsablauf und in der Forschung spielt die Informationsverarbeitung eine zentrale Rolle.

Metallurgica beschloss, ein umfassendes Dokumenten-Management-System aufzubauen. Gleichzeitig fiel dabei die Entscheidung, auch Altbestände in die elektronische Form zu überführen und in einem elektronischen Archiv verfügbar zu machen. Das Unternehmen beauftragte Open Text Document Technologies damit, Ordner mit rund zwei Millionen Dokumenten zu scannen und für die elektronische Speicherung vorzubereiten. Da diese nur in Papierform vorlagen, mussten sie gescannt und gemäß den Vorgaben verschlagwortet werden. Um Kosten zu sparen, lagerte Metallurgica diese Dienstleistung an Open Text Document Technologies aus. Zusätzliche Anforderung: Die Dokumente sollten das Unternehmen nicht verlassen.

Open Text Document Technologies stellte bei Metallurgica drei Scanner ScanStar mit einer Leistung von 10.000 Dokumenten pro Stunde auf. Vier Open Text Document Technologies-Mitarbeiter erfassten innerhalb von knapp 70 Arbeitstagen die Dokumente: Verträge, Rechnungen, Lieferscheine, Belege, Abrechnungen, Datenblätter etc.. Dabei mussten die Belege aus Ordnern entnommen und nach dem Scanvorgang dort wieder abgelegt werden. Zum Teil war es notwendig, die Dokumente für die Bearbeitung aufzubereiten, z. B. Tickets auf A4 hochkopieren. Jedes elektronische Dokument erhielt verschiedene Schlagworte. Die Dokumente wurden als Binärbild gespeichert, ein Teil als Graubild (z. B. wenn auf Recycling-Papier gedruckt wurde). Alle Daten wurden auf dem Server abgelegt und von dort in ein Archivsystem der Saperion AG übergeben.

Ohne Kapital- und Personalbindung und zu einem kalkulierbaren Preis konnte Metallurgica die Erfassung der Bestandsdokumente durchführen lassen. Dies war von Vorteil, weil es sich dabei um eine einmalige Aktion handelt. Risiken wie der Ausfall der Arbeitskraft, die Kosten für Wartung von Hardware und Pflege der Programme entstanden Metallurgica nicht. Auch nicht der Aufwand für Training und Schulung des Personals. Metallurgica konnte sicher sein, dass seriös und zuverlässig gearbeitet wird und dass die Richtlinien des Datenschutzes eingehalten werden.

Das Dienstleistungspaket von Open Text Document Technologies umfasst:

• Scannen und Erfassen der Dokumente und Belege
• Auswerten von strukturierten Dokumenten (Data Capture)
• Indizieren von Images (Document Capture)
• Prüfen der erfassten Datenbestände
• Nachbearbeiten der erfassten Datenbestände
• Übergeben der Daten auf Datenträgern
• Rücksenden des Papierarchivs zum Auftraggeber oder Vernichten nach   den rechtlichen Vorschriften des Datenschutzes
• Erstellen einer Software-Anwendung
• Bereitstellen von Ressourcen (Personal, Räumlichkeiten sowie Hard-   und Software)

Alle Firmennamen und Produktnamen sind eingetragene Warenzeichen.