Fallstudie

Auf die Produktion konzentrieren - Rechnungsbearbeitung mit Invoice CENTER für SAP^®

Rechnungen, Rechnungen, Rechnungen: Bei 100.000 zum Teil sehr komplexen Eingangsrechnungen pro Jahr vertraut die Nölke-Gruppe mit ihren Unternehmensbereichen Heinrich Nölke GmbH & Co. KG und Frischdienst Union GmbH inzwischen auf ein System zur automatisierten Rechnungseingangsbearbeitung und erleichtert sich damit diesen kontrollintensiven, sensiblen Geschäftsprozess wesentlich. Schließlich möchte man sich im Unternehmen lieber auf die Produktion und den Vertrieb leckerer Wurst- und Fleischwaren konzentrieren, als viel Zeit in die zwar notwendige, aber bei manueller Bearbeitung sehr zeitintensive Rechnungseingangsbearbeitung zu investieren.

Der Anwender

1924 gegründet, gehört die Heinrich Nölke GmbH & Co. KG heute zu den führenden Wurst- und Fleischwarenproduzenten in Deutschland. Die Nölke-Gruppe arbeitet mit bundesweit vier Produktionsbetrieben an drei Standorten und hat auch eine Tochtergesellschaft in Polen. Der Zentralstandort des Unternehmens ist in Versmold. Hier arbeiten allein 880 der insgesamt 1.350 in Deutschland beschäftigten Mitarbeiter. Nölke ist ein Unternehmen, das durch sein kundenorientiertes, verantwortungsvolles und wirtschaftliches Handeln den langfristigen Erfolg sichert.

Nölke führte 1968 als erstes Unternehmen Geflügelwurst auf dem deutschen Markt ein und schreibt damit eine Erfolgsgeschichte: Mit der Marke Gutfried ist das Unternehmen Marktführer im Segment Geflügelwurst.

Die Anforderung

Weg von der aufwendigen manuellen Rechnungsbearbeitung, hin zu einer schnellen, sicheren, schlanken und transparenten Bearbeitung des Geschäftsprozesses mit einem höchstmöglichen Automatisierungsgrad. In einem Satz zusammengefasst klingt diese sehr komplexe Aufgabe einfach. Doch was steckt dahinter? Zunächst einmal sollte das neue System in die bereits vorhandene IT-Infrastruktur eingebunden werden. Also an das Ceyoniq-Archiv und in SAP^® als führendem System. Doch besonders bei SAP stellte Nölke noch weitere Bedingungen. Das System sollte möglichst so in SAP integriert sein, dass der SAP Business Workflow den gesamten Prozess steuert und kontrolliert und eine leistungsfähige Übersicht der eingegangenen Rechnungen zur Verfügung steht.

Ein größerer Teil der rund 100.000 zu bearbeitenden Rechnungen sind FI-Rechnungen, die eine aufwendige „sachlich richtig“-Prüfung durch Mitarbeiter ohne SAP-Zugang bedingen. Auch der Prüfungsvorgang ist anspruchsvoll und komplex: Über 30 Buchungskreise und die bundesweit verteilten Standorte erfordern eine detaillierte Prozessabbildung im System. Hinzu kommt, dass unterschiedliche Mehrwertsteuersätze bei der Bearbeitung zu berücksichtigen sind, denn Nölke bezieht neben Lebensmitteln auch Investitionsgüter und Dienstleistungen, die einem höheren Steuersatz unterliegen.

Der gesamte Bearbeitungsprozess soll mit Hilfe systeminterner Kontrollfunktionen überwacht werden, wobei jederzeit eine Statusübersicht abgerufen und eine Vollständigkeitskontrolle stattfinden soll.

Die Lösung

Invoice CENTER für SAP^® ist ein System zur Rechnungseingangsbearbeitung, das über alle erforderlichen Funktionen verfügt, vollständig in SAP integriert und durch SAP zertifiziert ist. Es stehen alle SAP-Stammdaten für Invoice CENTER „Real Time“ direkt in SAP zur Verfügung und durch die Mandantenfähigkeit wird das Arbeiten an unterschiedlichen Standorten unterstützt. Also genau das Richtige für die Nölke-Gruppe mit ihren Werken an unterschiedlichen Standorten.

„Grundvoraussetzung für die Einführung des Invoice CENTER für SAP ist die Analyse aller Prozesse der Rechnungsbearbeitung, beginnend beim Eingang in der Poststelle bis zur Verbuchung der Rechnung in der Finanzbuchhaltung“, so Martina Mithöfer, verantwortliche Projektleiterin im Rechnungswesen bei Nölke. „Im Nachgang zur Prozessanalyse verlief die Umsetzung der Lösung nach verwirklichten Optimierungsansätzen reibungslos. Es war eine Hand-in-Hand-Arbeit zwischen uns, der advice IT als unserem Berater und Open Text Document Technologies als Hersteller des Produktes Invoice CENTER für SAP.“

Wie gewünscht steuert und kontrolliert der SAP Business Workflow alle Schritte der digitalen Rechnungsanalyse in der Kreditorenbuchhaltung. Doch was geschieht genau? Noch in der Poststelle werden die Rechnungen gescannt und im angeschlossenen Ceyoniq-Archiv abgelegt (frühe Archivierung). Danach leitet der SAP Business Workflow die digitalen Dokumente zu der in Invoice CENTER integrierten Dokumentenanalyse-Software DOKuStar. Sie erkennt, extrahiert und analysiert die Rechnungsdaten, die automatisch mit der SAP-Lieferantendatenbank für bestellbezogene Rechnungen verglichen werden. Unvollständige oder fehlerhafte Rechnungen leitet der Workflow zu Nachbearbeitungsplätzen. Hier ergänzen Sachbearbeiter manuell die fehlenden Daten. Freizugebende Rechnungen schleust der SAP-Workflow durch manuelles Starten in den angeschlossenen Invoice Cycle, der den Prozess der Freigabe kontrolliert. Invoice Cycle ist so konfiguriert, dass auch Nutzer ohne SAP-Zugang die digitalen Rechnungen prüfen und genehmigen können.

Die Vorteile

„Die Lösung wurde von den Mitarbeitern sehr schnell akzeptiert und insbesondere die Funktion der dezentralen Genehmigung der FI-Rechnungen mit Invoice Cycle direkt aus Outlook heraus findet bei den Mitarbeitern in der verteilten Organisation dabei ganz besondere Zustimmung“, begeistert sich Martina Mithöfer.

Und die gewünschte Transparenz? Sämtliche mit der aktuellen Rechnung zusammenhängende Aktionen werden lückenlos protokolliert und mit der Rechnung archiviert. Alle archivierten Dokumente sind jederzeit reproduzierbar und können bei Bedarf ausgedruckt, gefaxt oder per E-Mail verschickt werden. Ein Verlust von Dokumenten ist ausgeschlossen.

Und noch mehr Vorteile? Gute Beratung, schneller Service, kompetente Betreuung durch die Partner Open Text Document Technologies und advice IT sowie eine allen Anforderungen entsprechende Lösung.

Alle Firmennamen und Produktnamen sind eingetragene Warenzeichen.