Fallstudie

Oberfinanzdirektionen setzen auf Dokumenten-Management-Systeme

Zahlreiche Finanzämter im In- und Ausland setzen Erfassungs- und Erkennungssysteme von Open Text Document Technologies ein. In mehr als 200 Finanzämtern wurden die Systeme aufgebaut.

• In Hamburg werden täglich bis zu 20.000 Anträge für 16 Finanzämter   zentral erfasst und archiviert.
• 110 Finanzämter in Nordrhein-Westfalen sowie 80 Finanzämter in   Baden-Württemberg bearbeiten dezentral ihre unterschiedlichen   Anmeldungen mit Dokumenten-Management-Systemen aus Konstanz.
• Auch im Ausland gibt es Referenzen: Rund 50 Millionen   Steuererklärungen pro Jahr erfassen die zwölf Verarbeitungszentren   des Finanzministeriums von Italien (Sogei) als Dienstleistung für die   italienischen Finanzämter.

Die Oberfinanzdirektionen fordern Lösungen, um die vielen zehntausend Steueranmeldungen automatisch zu erfassen und zu verarbeiten. Wirtschaftlicher Vorteil: Je schneller die Formulare bearbeitet werden, desto früher erfolgt die Sollstellung der Anmeldungen. Finanzämter können die Anträge taggleich erfassen. Für den Steuerzahler bedeutet dies auf der anderen Seite schnellere Auszahlung bei Erstattungen.

Zu den technischen Anforderungen gehört, dass sowohl amtliche als auch nicht-amtliche Belege gemischt im selben Stapel erfasst werden können. Unterschiedliche Formulartypen im Stapel sollen ohne manuelles Vorsortieren bearbeitet werden. Die große Fülle von verschiedenen Beleglayouts, unterschiedlichen Schrifttyp- und Formateinstellungen stellen dabei eine große Herausforderung dar. Die Systeme sollen sich flexibel an die unterschiedlich hohen Belegaufkommen anpassen und eine sehr hohe Erkennungsrate garantieren. Die Systeme sollten schnellstmöglich in allen Finanzämtern aufgestellt werden. Allein in Baden-Württemberg mussten innerhalb von neun Monaten 80 Systeme ausgeliefert und in Betrieb genommen werden. Ein zentrales Roll-out-Management für termingerechte Auslieferung und Inbetriebnahme aller Systeme und ein ausgeklügeltes Schulungskonzept waren schließlich ein wichtiger Faktor für die schnelle Akzeptanz der Systeme in den Finanzämtern.

Alle Firmennamen und Produktnamen sind eingetragene Warenzeichen.