Fallstudie

Polnische Post erfasst elektronisch 100 Millionen Belege im Jahr

In Polen werden die meisten Pensionen und Renten direkt vom Briefträger an die Empfänger ausbezahlt, die den Empfang des Geldes auf einem Rentenbeleg quittieren. Die Richtigkeit der Dienstleistung wird durch das Abrechnungszentrum der Polnischen Post überprüft. Dazu werden die Daten auf den Belegen elektronisch erfasst und archiviert - jährlich sind dies rund 100 Millionen Belege. Die Polnische Post agiert als Dienstleister für fünf verschiedene Rententräger.

Sämtliche Quittungsbelege sollen elektronisch erfasst werden. Für Open Text Document Technologies als Generalunternehmer galt es, einzelne Produkte zu einer Gesamtlösung zusammenzuführen, das gegenwärtig beim Abrechnungszentrum benutzte System zu erweitern und ein stabiles und funktionsfähiges System aufzubauen. Besondere Herausforderung waren die große Menge und die Beschaffenheit der zu erfassenden Quittungsbelege. Die Belege variieren je nach Rententräger in Farben und Größen. Zudem ist das Papier von geringer Qualität. Damit waren die Anforderungen des Abrechnungszentrums an die Leistungsfähigkeit des Systems sehr hoch gesetzt.

Die Belege werden ununterbrochen an das Abrechnungszentrum geliefert. Die Erfassung der Belege erfolgt bei kontinuierlicher Auslastung an vier Erfassungsstrecken, an denen sie im Zweischichtbetrieb über den ganzen Monat hinweg gescannt, erkannt, gegebenenfalls nachbearbeitet und archiviert werden. Die Gesamtlösung besteht aus Scannern, Steuerungs- und Erkennungssoftware. Open Text Document Technologies integrierte vier Scanner vom Typ Imagetrack von IBML. Jede Maschine scannt bis zu 10.000 Belege pro Stunde in Farbe und in unterschiedlicher Größe. Mit Hilfe der Software RecoStar Professional Plus von Open Text Document Technologies werden anschließend die Belege im A6-Format gelesen und interpretiert. Open Text Document Technologies entwickelte für die Archivierung der Belege eine Lösung, bei der die Images im tif-Format als Brutto-Binärbilder in einem Raid-Platten-System mit einer Speicherkapazität von einem Terrabyte archiviert werden. Über ein Indexfeld mit einer 14-stelligen Zahl können die Belege anschließend in einer Datenbank aufgefunden werden. Bei Rückfragen greifen die Angestellten des Polish Post Accounting Center an 30 Arbeitsplätzen online auf die erfassten Daten zu.

Open Text Document Technologies übernimmt neben der Lieferung und Integration der Lösung das gesamte Projektmanagement und die Schulungen für die Mitarbeiter des Abrechnungszentrums. Vertragsbestandteile sind außerdem Wartung der Systeme und eine Service-Hotline in Konstanz.

Mit der Erfassungskapazität von 400.000 Belegen am Tag ist die Lösung eine der weltweit größten zentralen Anwendungen.

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