Fallstudie

Unter Strom: Rechnungsbearbeitung bei der Stadtwerke Leipzig GmbH

Invoice CENTER verarbeitet Netznutzungsrechnungen

Dass Invoice CENTER für SAP® Handelsrechnungen bearbeitet, ist wohl bekannt. Doch das System kann auch anderes. Bei der Stadtwerke Leipzig GmbH liest und analysiert Invoice CENTER für SAP neben den Handelsrechnungen auch die aufwendigen und komplexen Strom-Netznutzungsrechnungen. Sie manuell zu erfassen, ist immens zeitintensiv, denn die Rechnungen bestehen gewöhnlich aus mehreren Seiten mit seitenübergreifenden Tabellen. Mit Invoice CENTER für SAP und der integrierten Datenanalyse-Software DOKuStar ist der Zeitaufwand auf einen Bruchteil dessen geschrumpft. Für die Stadtwerke Leipzig haben sich dadurch der Zeitaufwand für manuelle Tätigkeiten in den betroffenen Abteilungen sowie die Kosten im Prozessablauf der Rechnungsverarbeitung stark minimiert, während die Effizienz deutlich gesteigert werden konnte.

Der Anwender

Bei der Stadtwerke Leipzig GmbH arbeiten rund 1.200 Mitarbeiter daran, Privathaushalte und die Kunden aus Handel und Industrie u. a. mit Strom zu versorgen. Um das zu gewährleisten, arbeiten die Stadtwerke mit externen Dienstleistern und anderen Geschäftspartnern zusammen, die ihnen ihre Leistungen in Rechnung stellen. Dabei handelt es sich nicht nur um die gängigen Handelsrechnungen, sondern auch um Netznutzungsrechnungen. Mit dem am 28.04.1998 in Kraft getretenen Energiewirtschaftsgesetz und der damit verbundenen Liberalisierung der deutschen Energiemärkte können Kunden ihren Stromlieferanten frei wählen. Sie sind nicht mehr auf ihren regionalen Stromanbieter angewiesen. Auch die Stadtwerke Leipzig liefern Strom zu Kunden außerhalb ihres eigenen Versorgungsnetzes. Der Stromtransport erfolgt über die bereits vorhandenen Netze. Die Stadtwerke nutzen ihre eigenen und im Anschluss auch die Leitungen anderer Energieversorgungsunternehmen. Jeder Netzbetreiber ist gesetzlich dazu verpflichtet, den Strom anderer Anbieter durch seine Netze zu leiten. Für diese Leistung dürfen sie Netznutzungsentgelte in Höhe ihrer eigenen Kosten beanspruchen. Damit stellen die Verteilungsnetzbetreiber anderen Stromanbietern die Netznutzung in einer Netznutzungsrechnung in Rechnung. Ziel der Stadtwerke Leipzig ist es, auch diese Rechnungen automatisiert zu bearbeiten.

Die Anforderung

Rund 30.000 Handelsrechnungen und 30.000 Netznutzungsrechnungen pro Jahr sind keine Herausforderung für Invoice CENTER, auch wenn das Volumen beider Rechnungstypen in den nächsten Jahren noch steigt. Den Anspruch an das System stellen vielmehr Layout und Aufbau der Netznutzungsrechnungen. Sie kommen von vielen unterschiedlichen Netzanbietern und unterscheiden sich in Aussehen, Aufbau und Farbe stark voneinander. Doch nicht nur das, eine Herausforderung für die automatisierte Rechnungsbearbeitung ist auch, dass die Rechnungen im Schnitt aus drei Seiten bestehen und häufig mit seitenübergreifenden Tabellen bedruckt sind. Die Stadtwerke Leipzig forderten, weiterhin das System so in das bereits vorhandene SAP-System zu integrieren, dass der SAP-Workflow den gesamten Prozess kontrolliert und protokolliert. Die Anbindung an das ebenfalls bereits vorhandene FileNet-Archiv wurde als selbstverständlich vorausgesetzt und die Archivierung der Dokumente gemäß GDPdU-Standard war zu sichern.

Die Lösung

Für alle an die Rechnungsbearbeitung gestellten Anforderungen ist Invoice CENTER für SAP die optimale Lösung. Das System ist vollständig eingebettet in den SAP-Workflow. Noch in der Poststelle werden die Rechnungen gescannt und in dem angeschlossenen File-Net-Archiv abgelegt (frühe Archivierung). Der SAP-Workflow leitet die digitalen Rechnungen nun zur Dokumentenanalyse-Software DOKuStar. Sie erkennt die mehrseitigen Dokumente und extrahiert und analysiert alle relevanten Rechnungsdaten, die zum Teil seitenübergreifenden Tabellen werden ausgelesen. Alle ermittelten Daten werden automatisch mit den Daten der SAP-Datenbank abgeglichen. Bei Netznutzungsrechnungen erfolgt die sachliche und rechnerische Prüfung in einem eigenen, dem Invoice CENTER für SAP nachgeschalteten SAP-Modul. Nach Prüfung und Freigabe der Rechnungen werden die Daten zur Buchung und Zahlung weitergeleitet. Parallel werden die Daten, die zur Rechnungslegung gegenüber den Stadtwerke- Kunden erforderlich sind, ausgekoppelt und an die Abrechnungsgesellschaft übermittelt. An die Analyse der Allgemeinen Lieferantenrechnungen schließt sich jetzt der Freigabezyklus an. Dazu übergibt der SAP-Workflow die freizugebenden Rechnungen an den Ad-hoc-Workflow Invoice Cycle. Invoice Cycle ist so konfiguriert, dass auch Nutzer ohne SAP-Zugang die digitalen Rechnungen prüfen und genehmigen können. Die Kreditorenabteilung wird auf diese Weise entlastet, verliert jedoch nicht die Kontrolle über den Freigabeprozess. Der Workflow greift auf die in SAP gespeicherten Daten zurück, weshalb die Daten nicht doppelt abgelegt werden müssen. Eine perfekte Lösung und dass sie so schnell ist, liegt unter anderem an der integrierten Dokumentenanalyse- Software. Die vielen unterschiedlichen Rechnungslayouts erfordern eine OCR/ICR-Engine mit Freiformerkennung und templatebasierter Erkennung. Dazu zählt DOKuStar. Die optimale Kombination beider Erkennungsverfahren gewährleistet eine hohe Erkennungsquote. So reichte bereits ein einfacher Trainingszyklus, um eine Leserate von fast 100 % zu erreichen.

Die Vorteile

Effizienz gesteigert – Kosten gesenkt! Oder: die bei den Stadtwerken Leipzig installierte Lösung mit Invoice CENTER für SAP erfüllt alle gestellten Anforderungen. Das System ist in die vorhandene IT-Struktur eingebunden, der Erfassungsaufwand reduziert, die Belegdurchlaufzeiten verkürzt, der Dokumentenzugriff jederzeit möglich und die gesetzlichen Bestimmungen gemäß dem Gesetz zur digitalen Betriebsprüfung (GDPdU) eingehalten. Die verantwortliche Abteilung kann den Status der Rechnungsbearbeitung fortwährend überblicken, denn die vollständige Integration in den SAP-Business-Workflow gewährt ständige Transparenz und Durchgängigkeit des Prozesses. Die Arbeitsqualität der beteiligten Mitarbeiter steigt, Überstunden gehören der Vergangenheit an. Damit gewinnt das Unternehmen doppelt: Die Überstundenbezahlung fällt weg und die Mitarbeiter haben wieder Kapazitäten, sich komplexeren Themen zu widmen. Das Niveau ihrer Arbeit steigt. Zum guten Schluss können die Stadtwerke Mahngebühren sparen und durch die optimierte Rechnungsbearbeitung die Kundenzufriedenheit weiter verbessern!

Alle Firmennamen und Produktnamen sind eingetragene Warenzeichen.