Fallstudie

Produktivitätssteigerung mehr als 200 %: Da nimmt einem keiner den Wind aus den Segeln!

„Arbeit wird in Deutschland immer teurer – die Kosten pro Arbeitsstunde sind im Frühjahr 2006 wieder gestiegen. Vor allem legten die Bruttolöhne im produzierenden Gewerbe und in den Dienstleistungsbereichen wieder zu“, so das Statistische Bundesamt im September 2006. Die Unternehmen sind gefordert. Aber schafft man es wirklich, durch Investitionen in maßgeschneiderte Branchenlösungen neue Impulse zur Produktivitätssteigerung am Standort Deutschland zu geben und dazu beizutragen, die Arbeitsplätze in Deutschland nachhaltig zu sichern? Dieser Herausforderung stellte sich T-Systems.

Der Anwender

T-Systems, der weltweit operierende Dienstleister für Informations- und Kommunikationstechnologie, gründete im Rahmen der Shared-Service-Center-Strategie im Jahr 2000 das konzerneigene Shared Service Center Finance & Accounting in Weingarten. 200 Mitarbeiter managen heute an drei Standorten, ausgerichtet nach Funktionen (Anlagebuchhaltung, Reisekostenabrechnung, eDocuments, Kreditoren, Debitoren und Zahlungsverkehr), die gesamte Finanzbuchhaltung der T-Systems, deutschlandweit. Der Bereich der Kreditorenbuchhaltung mit 95 Mitarbeitern bildet das Kerngeschäft des SSC Finance & Accounting. Die Hälfte (50%) des Belegvolumens wird bereits elektronisch abgewickelt.

Um den gesamten Prozess der Rechnungsbearbeitung zu optimieren, entschied sich das SSC Finance & Accounting für Invoice CENTER – die Lösung zur automatisierten Rechnungsbearbeitung der Open Text Document Technologies. Die Erfolge lassen sich sehen! Im Bereich der Kreditorenbuchhaltung konnte die Produktivität um mehr als 200% gesteigert werden. Invoice CENTER trägt maßgeblich dazu bei.

Die Lösung

Rund 1 Mio. Rechnungen im Jahr verarbeitet Invoice CENTER zentral am Standort Weingarten bereits heute für die verschiedenen T-Systems-Gesellschaften weitgehend automatisiert. Zentraler Belegeingang ist beim SSC Finance & Accounting. Hier werden die Belege aufbereitet, gescannt und digital weiterverarbeitet. Die einzelnen Rechnungen werden vom Invoice CENTER auf elektronischem Wege vorsortiert, um anschließend automatisiert einem der insgesamt vier angeschlossenen Ziel-SAP-Systeme zugeordnet zu werden. Invoice CENTER identifiziert die Zielsysteme anhand der Bestellnummer und der Empfängerdaten der einzelnen Rechnungen. Ein entscheidender Faktor, der wesentlich zur Produktivitätssteigerung des gesamten Prozesses beigetragen hat. Das zeitintensive manuelle Vorsortieren der Rechnungen entfällt und das wertvolle Knowhow der Fachkräfte wird gezielt zur weiteren Bearbeitung anspruchsvoller Fälle eingesetzt.

Alle an einem Tag ankommenden Rechnungen werden innerhalb von 24 Stunden verarbeitet, vom Rechnungseingang bis zur Buchung. Damit konnte eines der ehrgeizigen Ziele, die sich das Team des SSC Finance & Accounting gesetzt hat, erreicht werden. Der enge Zeitrahmen wird auch in Spitzenzeiten ohne Ausnahme eingehalten. Das gelingt, weil die Erkennungsrate der in Invoice CENTER integrierten Dokumentenanalyse-Software und der im Produktstandard enthaltenen „International Invoice Knowledgebase“ auf dem Rechnungsmaterial bei nahezu allen bei über 85% liegt.

Insgesamt analysiert und klassifiziert Invoice CENTER ca. 10.000 Rechnungsseiten pro Tag und extrahiert die relevanten Daten. Diese werden mit den angelieferten Stammdaten aus den angeschlossenen SAP-Systemen abgeglichen. Sind nicht alle zur Identifizierung des Zielsystems erforderlichen Daten auf einer Rechnung vorhanden, werden die Rechnungen validiert und manuell vervollständigt. Sind die Daten vollständig, werden diese an die SAP-Systeme übertragen und im T-Systems-eigenen Archiv ImageMaster® abgelegt. Der SAP Business Workflow steuert ab sofort die weitere Verarbeitung der Rechnungen. Der Freigabeprozess ist in den jeweiligen SAP-Systemen realisiert.

Globalisierung

So vielfältig die Aufgaben, so international das Geschäft, so verzweigt und international ist die IT-Landschaft. Die Aufgaben werden dort erledigt, wo die Struktur dafür bereits besteht, die räumliche Entfernung spielt dabei keine Rolle. Das System für die Auslandsgesellschaften der T-Systems steht in Südafrika und wird dort administriert. Die Server für OCR und ImageMaster stehen in Weingarten (Deutschland). Die Validierung und Buchung erfolgt an unterschiedlichen Standorten, u. a. im Nearshore-Bereich in Bratislava (Slowakei). Da sind die auf das internationale Geschäft ausgelegten Architekturstärken des Invoice CENTER wie Mandantenfähigkeit, Verteilbarkeit und Skalierbarkeit sehr willkommen. „Shared Services“ und „Outtasking“ bei der Rechnungsbearbeitung rund um den Globus, deutliches Wachstum bei konstantem Personal und den passenden Skills am jeweiligen Standort. Die gesamte Prozesskontrolle bleibt dabei jedoch in einer Hand.

Neuausrichtung

„Laut einer Studie zu Business Process Outsourcing (BPO) … in Zusammenarbeit mit T-Systems, zu der die Top- Manager von 10.000 Firmen in Europa befragt wurden, hat fast die Hälfte der Vorstände bereits intensiv über die Auslagerung ganzer Geschäftsprozesse nachgedacht. Der am stärksten am BPO interessierte Wirtschaftszweig ist u. a. die Finanzdienstleistung, weil offenbar hier der Konkurrenzdruck dazu zwingt, gleichzeitig sowohl die Kosten zu senken als auch den Standard des Kundenservices zu wahren – oder sogar zu verbessern.“1 T-Systems SSC Finance & Accounting bietet externen Kunden die vorhandene ITund Fachbereichskompetenz gebündelt an, um so die Unternehmenseffizienz zu steigern. Der Erfolg gibt dem Unternehmen Recht. Der Standort Weingarten wurde nachhaltig gesichert, die Mitarbeiterzahl blieb konstant. Die Belegschaft verarbeitet heute ein Mehrfaches an Rechnungsvolumen. Tagesaktualität, selbst zu den üblichen Spitzenzeiten (Hochlastphasen) vor Quartalsund Jahresabschlüssen, optimaler Service und stetige Auskunftsbereitschaft den Geschäftspartnern gegenüber sind ein Trumpf, wenn es um internationale Rollouts geht, und diese lassen nicht lange auf sich warten. „Es ist ein aufregender Aspekt unseres Jobs mitzuerleben, wie die Einführung neuer Technologien zur Produktivitätssteigerung beiträgt. Ich freue mich darauf, diese Vorteile weiteren Kunden anbieten zu können“, betont Hannelore Grabherr, Leiterin Kontokorrente im SSC Finance & Accounting in Weingarten.

Alle Firmennamen und Produktnamen sind eingetragene Warenzeichen.