Case Study "Westdeutscher Rundfunk (WDR)"

On Air: Invoice CENTER beim WDR

Beim Westdeutschen Rundfunk (WDR) werden die Rechnungen nicht mehr manuell bearbeitet. Invoice CENTER fürSAP übernimmt ab sofort alle Aufgaben rund um die Rechnungsbearbeitung.

Der WDR sendet täglich 149 Stunden Radio und 35 Stunden Fernsehen. Um das zu schaffen, arbeiten etwa 4.400 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in Redaktionen, Produktion, Technik und Verwaltung. Unterstützt werden sie von den ca. 22.000 freien Mitarbeitern. Sie schreiben Manuskripte, liefern Nachrichten und moderieren Sendungen. Damit alle Produktionen schnell und reibungslos über den Äther gehen, ist jeder Ressortleiter autorisiert, externe Aufträge frei zu vergeben.

Jetzt bekommt die Kreditorenbuchhaltung des WDR noch rund 60.000 Rechnungen pro Jahr, doch es werden immer mehr. Rechnungen für Lieferungen und Leistungen, die vom Zentraleinkauf oder einem der vielen Ressortleiter bestellt worden waren.
Beim WDR herrscht keine Lieferantenbindung und damit sehen fast alle Rechnungen anders aus. Es gilt: je mehr Lieferanten, desto unterschiedlichere Rechnungslayouts kommen ins Haus. Eine große Herausforderung für die Rechnungsbearbeitung!

Das neue Rechnungsbearbeitungs-System wird vom bereits vorhandenen SAP Business Workflow gesteuert. Er kontrolliert alle Schritte der digitalen Rechnungsanalyse und zwar für den Zentraleinkauf, die Kreditorenbuchhaltung und die Ressortleiter. Entscheidend dabei: auch Nutzer ohne SAP-Anschluss können auf die Daten zugreifen, die betreffenden Rechnungen frei zeichnen und weiterleiten. Dem Sachbearbeiter stehen dann alle archivierten Dokumente über die Archive-Link-Schnittstelle zur Verfügung.
Die Rechnungen werden als Erstes gescannt und im angeschlossenen IXOS-Archiv abgelegt (frühe Archivierung). Ab jetzt übernimmt der SAP Business Workflow. Er leitet die digitalen Dokumente zur Dokumentenanalyse-Software. Diese erkennt und extrahiert alle relevanten Rechnungsdaten. Die Daten werden automatisch mit der SAP-Lieferanten-Datenbank für bestellbezogene Rechnungen verglichen. Unvollständige oder fehlerhafte Rechnungen schleust der Workflow direkt zu einem angeschlossenen Validierungsarbeitsplatz, wo ein Sachbearbeiter die fehlenden Daten manuell einpflegt. Diese Daten werden wiederum automatisch in die Invoice CENTER Erfassungsmaske geschrieben. Freizugebende Rechnungen übergibt der SAP-Workflow in den angeschlossenen IXOS-Workflow, der den Prozess der Freigabe kontrolliert.

Herausgefordert wird die automatisierte Rechnungsbearbeitung durch die vielen unterschiedlichen Rechnungen. Die verschiedenen Layouts zu analysieren, das leistet nur eine Dokumentenanalyse mit Freiformerkennung: DOKuStar.
DOKuStar ist in Invoice CENTER für SAP integriert und verfügt über eine Wissensbasis für die Erkennung der rechnungsrelevanten Felder. Damit findet und erkennt DOKuStar auf beliebigem Rechnungsmaterial im Durchschnitt 70 bis 90 Prozent der relevanten Informationen fehlerfrei, ohne dass die Software mit dem Rechnungsmaterial des Kunden trainiert werden muss. Optimal für den WDR!

Invoice CENTER für SAP erfüllt alle Vorgaben des WDR und verfügt zudem noch über eine der führenden Dokumentenanalysen.
Vorbei die Zeit der mühsamen manuellen Dateneingabe, der komplizierten Freigabeschleifen, der unbearbeiteten Rechnungen und der Mahngebühren. Die schnelle und einfache Bedienung, die Transparenz und Durchgängigkeit des Prozesses integriert in den SAP Business Workflow bringen einen deutlichen Zeitgewinn und senken die Bearbeitungskosten.
Und davon haben alle was!

Alle Firmennamen und Produktnamen sind eingetragene Warenzeichen.

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