Fallstudie

Dokumenten-Management bei der Zentralstelle für Arbeitsvermittlung (ZAV) in Bonn

Mehr als 250.000 Arbeitskräfte kommen jedes Jahr aus osteuropäischen Ländern nach Deutschland, um bis zu drei Monate vor allem in der Landwirtschaft zu helfen. Der deutsche Arbeitgeber meldet seinen Bedarf an ausländischen Saisonarbeitern bei seinem lokalen Arbeitsamt an und füllt dazu das Formular "Einstellungszusage/Arbeitsvertrag" (EZ/AV) aus, das dann zur weiteren Bearbeitung zur ZAV geschickt wird. Je nach Saisonverlauf gehen dort bis zu 2.000 dieser Formulare ein, die schnellstmöglich bearbeitet werden sollen. Die Geschäftsabläufe laufen dank eines umfassenden Dokumenten-Management-Systems von Open Text Document Technologies weitgehend automatisiert ab.

Arbeitsämter aus dem gesamten Bundesgebiet senden die EZ/AV als Originalbeleg per Post oder per Fax nach Bonn. Damit die Informationen, die auf dem Postweg eingehen, elektronisch bearbeitet werden können, werden sie zunächst eingescannt. Die so erzeugten Images werden im nächsten Schritt der Zeichenerkennung RecoStar zugeführt. Zukünftig werden eingehende Faxe vom Faxserver sortiert und direkt an die Erkennung weitergegeben. Beim Überprüfen der Daten erfolgt in der Nachbearbeitung ein Datenbankabgleich im Rahmen einer "assoziativen Suche". Dabei werden gleichzeitig aus verschiedenen Bereichen des Datensatzes Informationen herangezogen und miteinander verglichen ("unscharfer" Datenabgleich). In der Datenbank sind auch die jeweils aktuellen Arbeitszeitkonten der Bewerber abgelegt, sodass geprüft werden kann, ob der angebotene Zeitraum für eine Beschäftigung mit den Möglichkeiten des Arbeitnehmers übereinstimmt und Arbeitszeitkonten nicht überschritten werden.

Sind alle Anforderungen der EZ/AV erfüllt, werden die Verträge in der Datenbank abgelegt. Anschließend werden die Images der EZ/AV in das elektronische Archiv übergeben und mit einer Datenbank abgeglichen. Diese enthält sowohl Informationen über knapp 60.000 Unternehmen als auch alle relevanten Daten von rund 800.000 Saisonarbeitnehmern. Über ein Word-Makro wird aus der Bearbeitung heraus automatisch ein Antwortschreiben an das Partner-Arbeitsamt erstellt. Dieses informiert die Arbeitssuchenden über die Zusage aus Deutschland.

Open Text Document Technologies hat das System als komplette Lösung konzipiert, aufgebaut und dabei neben eigenen Produkten auch die von anderen Herstellern integriert. Die Bearbeitung der EZ/AV erfolgt schnell und wenig arbeitsintensiv. Das Dokumenten-Management-System der ZAV kann sowohl Papier- als auch Fax-Formulare bearbeiten. Mit der Zeichenerkennung, dem Datenbankabgleich und der Archivlösung ist es bereits heute auch für einen komplett elektronischen Workflow eingerichtet. Alle Vorgänge sind im elektronischen Archiv gespeichert und schnell recherchierbar.

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