Fallstudie

Passt wie angegossen: Invoice CENTER bei Zumtobel

Nicht immer ist es notwendig, bei der Automatisierung der Rechnungsbearbeitung das ausgewählte System aufwändig an die unternehmensinternen Geschäftsprozesse anzupassen. Es geht auch einfacher. Oft genügt bereits das Standardprodukt, um die Rechnungen qualifiziert, komfortabel und effizient zu bearbeiten. Ein Beispiel hierfür ist die österreichische Zumtobel Gruppe. Hier arbeitet Invoice CENTER für SAP ^® ohne umfangreiche Anpassungen.

Der Anwender

Die Zumtobel Gruppe, mit Hauptsitz in Dornbirn/Österreich, ist einer der wenigen Global Player in der internationalen Lichtindustrie. Mit rund 7.000 Mitarbeitern sorgt das Unternehmen international für begeisternde und faszinierende Lichtlandschaften. Doch beansprucht Zumtobel auch externe Dienstleister und die stellen Rechnungen, die bearbeitet werden müssen. Also manuell in das SAP-System getippt, mit der Bestellung abgeglichen und selbstverständlich frei gegeben. Jetzt lässt Zumtobel Invoice CENTER für SAP für sich arbeiten. In einem ersten Schritt wird die Lösung für Zumtobel in Österreich implementiert, weitere Vertriebsgesellschaften und Produktionsstandorte weltweit werden folgen.

Die Lösung

50.000 Handelsrechnungen pro Jahr werden zurzeit mit Invoice CENTER für SAP bearbeitet. Im Endausbau sind es 70.000 an zwei Standorten. Zumtobel entschied sich für den Standard von Invoice CENTER für SAP und der passt wie angegossen. Der bereits vorhandene SAP Business Workflow™ steuert Invoice CENTER und kontrolliert alle Schritte der digitalen Rechnungsanalyse in der Kreditorenbuchhaltung. Zuerst werden die Rechnungen gescannt und im angeschlossenen IXOS-Archiv abgelegt (frühe Archivierung). Danach leitet der SAP Business Workflow die digitalen Dokumente zur Dokumentenanalyse-Software DOKuStar. Sie erkennt und extrahiert die Rechnungsdaten. Diese werden automatisch mit der Lieferantendatenbank für bestellbezogene Rechnungen verglichen. Unvollständige oder fehlerhafte Rechnungen schleust der Workflow zu einem Validierungsarbeitsplatz. Hier ergänzt ein Sachbearbeiter die fehlenden Daten manuell. Freizugebende Rechnungen schleust der SAP-Workflow automatisch in den angeschlossenen Invoice Cycle, der den Prozess der Freigabe kontrolliert. Hierbei kommt der Umlauf nach jedem Bearbeitungsschritt wieder zu dem Sachbearbeiter zurück, der ihn initiiert hatte. Damit hat sich Zumtobel für den einstufigen Ad-hoc-Workflow entschieden, eine Option zu Invoice CENTER für SAP.

Die Vorteile

Durch die Architektur von Invoice CENTER für SAP und den Ad-hoc-Workflow Invoice Cycle merkte das Unternehmen, mit wie wenig Aufwand Rechnungen bearbeitet, freigegeben und gebucht werden können. Als Quintessenz strukturiert Zumtobel seinen unternehmensinternen Genehmigungsprozess um und passt ihn Schritt für Schritt dem Genehmigungsworkflow der Software an. Eine dem Trend entgegengehende Vorgehensweise. Doch sie zeigt, wie ein durchdachtes, mit Erfahrung entwickeltes und aus bewährten Komponenten bestehendes Produkt zu einer Prozessoptimierung in Unternehmen beitragen kann. So spart Zumtobel Zeit und Geld!

Alle Firmennamen und Produktnamen sind eingetragene Warenzeichen.

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Case Study "Zumtobel" (English - PDF)
Case Study "Zumtobel" (Deutsch - PDF)